lunes, 3 de diciembre de 2012

Catálogo de cuentas y Métodos de Registro : Inventarios Perpetuos y Método Analítico


Catálogo de cuentas y  Métodos de Registro : Inventarios Perpetuos y Método Analítico


Introducción


Es de vital importancia conocer lo que es el catálogo de cuentas y las cuentas que se manejan en él, ya que  éste se utiliza día con día dentro de la empresa.
Además es importante que las operaciones de la empresa sean registradas de manera correspondiente para no tener problemas contables y que no tengamos que pagar las consecuencias de estos.

Por otra parte, también es importante conocer el Estado de Resultados de una empresa para saber si las operaciones que se realizan están siendo favorables o hay que implementar algún plan de acción para que nuestros recursos financieros aumenten.



Concepto de Cuenta

Cuenta.- Conceptos que utilizamos para llevar a cabo el registro de las operaciones de la empresa mediante los cargos y abonos.

Clasificación de las Cuentas

Las cuentas se clasifican de la siguiente manera:

Activo.- Son los bienes y derechos de la empresa, este a su vez se clasifica en:
Activo Circulante.- Son bienes que tiene la empresa en movimiento y que son convertibles fácilmente en dinero.
Activo Fijo.- Son bienes que tiene la empresa para la realización de su actividad y no para su venta.
Activo Diferido.- Son pagos que se realizan por anticipado con el fin de obtener un bien o un servicio.

Pasivo.- Son deudas y obligaciones de la empresa, este a su vez se clasifica en:
Pasivo a Corto Plazo.- Son deudas a un plazo menor de un año.
Pasivo a Largo Plazo.- Son deudas a un plazo de un año o más.

Capital Contable.- Es el patrimonio de la empresa.


Cuentas de Activo Circulante

1.     Caja
2.    Bancos
3.    Inversiones y valores
4.    Clientes
5.    Deudores diversos
6.    Cuentas por cobrar
7.    Documentos por cobrar
8.    Funcionarios y empleados
9.    Gastos a comprobar
10. Estimación para cuentas incobrables
11.  Almacén/Inventarios/Mercancías
12. Estimación de Inventarios obsoletos
13. IVA acreditable

Cuentas de Activo Fijo

1.     Terrenos
2.    Edificios
3.    Depreciación Acumulada de Edificios
4.    Maquinaria y equipo
5.    Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo
6.    Equipo de Transporte
7.    Depreciación Acumulada de Equipo de Reparto



Cuentas de Activo Diferido

1.     Depósitos en garantía
2.    Pagos anticipados
3.    Anticipos de Impuestos
4.    Anticipo a proveedores
5.    Retención de Impuestos
6.    Subsidio al empleo o Crédito al Salario
7.    Gastos de Instalación
8.    Amortización de gastos de Instalación
9.    Gastos de Organización
10. Amortización de gastos de Organización
11.  Crédito Mercantil
12. Patentes y Marcas

Cuentas de Pasivo a Corto Plazo

1.     Proveedores
2.    Acreedores diversos
3.    Cuentas por pagar
4.    Anticipo de clientes
5.    Documentos por pagar
6.    Impuestos por pagar
7.    Iva por pagar o Iva Causado
8.    Acreedores Bancarios
9.    Acreedores Hipotecarios



Cuentas de Pasivo a Largo Plazo

1.     Acreedores Diversos
2.    Cuentas por pagar
3.    Documentos por pagar
4.    Acreedores Hipotecarios
5.    Acreedores Bancarios
6.    Impuestos por pagar

Cuentas de Capital Contable

1.     Capital Social o Capital Patrimonial
2.    Reserva Legal
3.    Reserva para la Reinversión
4.    Reserva para pensiones
5.    Utilidades acumuladas de Ejercicios Anteriores
6.    Utilidad del Ejercicio
7.    Pérdidas Acumuladas de Ejercicios Anteriores
8.    Pérdida del Ejercicio
9.    Aportaciones Pendientes de Capitalizar
10. Otras cuentas de Capital

Concepto de Estado de Resultados

Estado de Resultados.- Es un documento básico que nos muestra el resultado de operación de una empresa por un período determinado.

Formas de Presentación del Estado de Resultados

Hay dos formas de presentar el estado de Resultados:

1.    El Método de Inventarios Perpetuos
2.   El Método Analítico

Método de Inventarios Perpetuos

Es un sistema para el control de mercancías donde la adquisición de mercancías, los gastos sobre compra y las devoluciones se manejan en la cuenta de almacén, existiendo dos criterios para el manejo de descuentos que nos otorgan los proveedores, ya que se pueden considerar como parte del almacén o como parte del costo integral de financiamiento a través de un producto financiero.
En este método la determinación del costo es darle la salida del almacén utilizando  uno de los métodos de valuación de inventarios que se verá en el próximo punto, la cuenta de almacén se  refleja en el balance general y el costo de ventas estaría en el estado de resultados de la siguiente manera:




Empresa X, S.A. de C.V.
Estado de Resultados por el período del 1 de Mayo al 31 de Mayo del XXX
Ventas                                                                                                           3,210.00
Costo de ventas                                                                                              2,210.00
            Utilidad Bruta                                                                                   1,070.00


Empresa X, S.A. de C.V.
Balance General al 31 de mayo de XXX
Activo
            Circulante
            Caja y Bancos                                                                                     XXXXX
            Cuentas por Cobrar                                                                            XXXXX
            Almacén                                                                                             140,000

Con lo anterior y dependiendo del tipo de entidad, giro de la empresa, necesidad de información por parte de los administradores y directivos de la empresa y la viabilidad del sistema seleccionado estaremos en posibilidad de implementar el control de la mercancía bajo el método que mejor se adapte al negocio pero siendo constantes en su aplicación.




Método Analítico

Este sistema parte de varios supuestos ya que lo que busca es el control detallado de las operaciones que afectan tanto de la mercancía adquirida como la mercancía vendida. En este sistema se maneja la cuenta de compras donde se registran todas las adquisiciones de mercancía, y además se lleva otra cuenta como lo son gastos sobre compra donde registramos aquellos conceptos relacionados con la compra como lo pueden ser los fletes de la mercancía adquirida.
Otras dos cuentas que se manejan en lo que se refiere a la mercancía adquirida serían las devoluciones sobre compras, todos estos conceptos anteriores son los que se refiere al manejo de la mercancía.
Con lo anterior determinamos las compras netas sumando a las compras los gatos sobre compras y disminuyendo los descuentos y las devoluciones sobre compras. En una presentación en el estado de resultados las compras netas aparecerían de la siguiente manera:


Compras netas
Compras                                   250,000
Gastos sobre compras                 15,000
Compras totales                       265,000
Devoluciones sobre compras     (40,000)
Descuentos sobre compras       (20,000)   205,000

Mencionábamos que el mismo criterio se daba para las ventas, ya que a éstas se les complementa las devoluciones y descuentos sobre ventas, obteniendo las ventas netas al descontarle a las ventas las devoluciones y los descuentos sobre ventas de la siguiente manera:
Ventas                                     680,000
Devoluciones sobre ventas       (20,000)
Descuento sobre ventas           (35,000)
Ventas netas                           625,000

Otra característica que tiene este método es que para determinar el costo de ventas se calcula a través de una fórmula donde la mercancía que tenemos al inicio  del período  le aumentamos las compras netas y le disminuimos la mercancía que tenemos al final del período.
Costo de Ventas                      
Inventario Inicial                                180,000
Compras Netas                                    205,000
Inventario Final                                    60,000        325,000

Es indispensable en este método analítico el levantamiento de un inventario conceptuado  como un recuento de mercancía valuado a precio de costo; cabe mencionar que sólo será necesario hacer el inventario al final del período.


Tipos de Cuentas

Las cuentas tienen una segunda clasificación y esta es la siguiente:
Título.- Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos de Operación.
Subtítulo.- Circulante, Fijo y Diferido, Pasivo a Corto Plazo y Pasivo a Largo Plazo.
Mayor.- Caja, Bancos, Edificios, Proveedores, Capital Social, Ventas, Costo de Ventas, Gasto de Ventas.
Subcuenta.- Caja -> Fondo Fijo P/Cambios
               Bancos-> Bancomer





Naturaleza de las Cuentas

Deudora.- Son aquellas que al realizar un cargo su saldo aumenta y con un abono su saldo disminuye.
Acreedora.- Son aquellas que al realizar un cargo su saldo disminuye y con un abono aumenta.

Las cuentas de Activo son de naturaleza Deudora, excepto Depreciaciones, Amortizaciones y Estimaciones ya que son Acreedoras.
Las cuentas de Pasivo y Capital son de naturaleza Acreedora, excepto Pérdidas ya que es Deudora.

Y por último Gastos y Costos del Estado de Resultados son de naturaleza Deudora e Ingresos de naturaleza Acreedora.

Teoría de la Partida Doble

La teoría de la partida doble se utiliza para el registro de operaciones contables y es un método mediante el cual cada operación implica una doble anotación. En el debe o parte izquierda se registran los cargos y en el haber o parte derecha los abonos. Las cantidades anotadas en el debe, serán iguales a las del haber.


La ecuación matemática A=P+C siempre se cumple, sin importar qué tipo de operación se registre, ya que es una Ley Universal.

Es necesario tener presente que:
Los aumentos en el Activo se cargan y las disminuciones de este se abonan.
Los aumentos de Pasivo y Capital se abonan y que sus disminuciones se cargan.

Concepto de Catálogo de Cuentas

Catálogo de Cuentas.-  El catálogo de cuentas es un documento que tiene una lista analítica y ordenada de las cuentas o partidas que se emplean en el registro de las operaciones contables de una empresa.
El catálogo de cuentas puede considerarse como una importante he­rramienta de aprendizaje contable debido a que al avanzar en el aná­lisis de su diseño y estructuración, el estudiante puede ir adquiriendo paulatinamente conocimientos contables, mismos que le mostrarán las clasificaciones y tratamiento de las diferentes cuentas que lo integran, además reafirmará su conocimiento de los conceptos por los cuales éstas se deben cargar y abonar, así como su naturaleza. También se familiari­zará con diversos e importantes términos y definiciones que le permitirán obtener un lenguaje técnico apropiado.

El diseño y estructuración del Catálogo de Cuentas reviste tal im­portancia que para su elaboración debe hacerse un análisis profundo y sistemático de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio.

Un adecuado diseño permite además de un claro entendimiento con­table de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etcétera) una fácil y eficaz incorporación de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de último momento.



TIPOS DE CATÁLOGOS DE CUENTAS

Decimal.- Consiste en dividir las cuentas por grupos y, a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 subgrupos como máximo, asignándole números dígitos a cada grupo, estableciendo la relación entre el principal y la subcuenta.

Numérico.- Consiste en asignar un número progresivo a cada una de las cuentas que se utilizan en la contabilidad de la empresa.

Nemotécnico.-Este sistema permite que, por sus características, se recuerden fácilmente las cuentas; consiste en utilizar letras iniciales, cuentas y subcuentas.

Alfabético.-Consiste en utilizar letras del alfabeto para clasificar las cuentas a utilizar.

Combinado.- Consiste en utilizar dos o más de los sistemas anteriores, en la integración de un solo catálogo.





Ejemplo de un Catálogo de Cuentas

Clase
1000000 ACTIVO
Grupo
1100000 CIRCULANTE DISPONIBLE
Mayor
1110000 CAJA Y BANCOS
Cuenta
1111000 Caja
Subcuenta
1111001 Caja Principal
1111002 Caja Chica Bolívares
1111003 Caja Chica Moneda Extranjera
1111004 Fondo Operativo
Cuenta
1112000 Bancos
1112001 al 030 Bancos en Cuentas Corrientes
1112101 al 116 Bancos en F.A.L.
1112206 al 209 Bancos en Participaciones
Grupo
1200000 CIRCULANTE EXIGIBLE
Mayor
1120000 EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR
Cuenta
1121000 Efectos por Cobrar
Subcuenta
1121001 Efectos por Cobrar Clientes
1121002 Otros Efectos por Cobrar
Cuenta
1122000 Cuentas por Cobrar
Subcuenta
1122001 Cuentas por Cobrar Clientes
1122002 Provisión Cuentas Incobrables
1122003 Cuentas por Cobrar Cheques Devueltos
1122004 Cuentas por Cobrar Compañías Relacionadas
1122005 Cuentas por Cobrar Compañías Afiliadas
1122006 Cuentas por Cobrar en Recuperación
1122007 Cuentas por Cobrar Ínter tiendas
Cuenta
1123000 Otras Cuentas por Cobrar y Adelantos
1123001 Adelantos a Proveedores
1123002 Préstamos al Personal
1123003 Cuentas por Cobrar Socios
1123004 Cuentas por Cobrar varias
1123005 Cuentas por Cobrar S.S.O.
1123006 Reclamos de Seguros
Grupo
1130000 CIRCULANTE REALIZABLE
Mayor
1131000 INVENTARIOS
Subcuenta
1131001 Inventario Inicial
1131002 Compras
1131003 Bonificaciones Recibidas en Compras
1131004 Descuentos en Compras
1131005 Descuentos Pronto Pago
1131006 Devoluciones en Compras
1131007 Costo de Ventas
1131006 Pérdida en Inventarios por Siniestro
1131009 Diferencia Cambiaria
1131010 Gastos de Aduana
1131011 Compras Ínter tiendas
1131012 Devolución Compras Ínter tiendas
1131013 Descuentos Compras Ínter tiendas
1131014 Mercancía en Transito
1131015 Materia Prima
1131016 Material de Empaque
1131017 Productos Semi Terminados
1131018 Productos Terminados
1131019 Inventarios de Paleta
1131020 Reserva de Inventario
Grupo
1140000 CIRCULANTE PRE-PAGADO
Mayor
1141000 PRE-PAGADOS.
Subcuenta
1141001 Seguro Pagado por Anticipado
1141002 Impuestos Pagados Por Anticipado
1141003 Intereses Pagados por Anticipado
1141004 Gastos Pagados Por Anticipado
1141005 Seguro Colectivo Empleados
1141006 Gastos Varios Prepagados
1141007 Patente de Industria y Comercio
1141009 Mantenimiento de Equipos de Computación
Grupo
1200000 LARGO PLAZO E INVERSIONES
Cuenta
1210000 Largo Plazo
Subcuenta
1210001 Efectos por Cobrar Compañías Relacionadas
1210002 Cuentas por Cobrar Relacionadas
Cuenta
1220000 Inversiones
Subcuenta
1220001 Inversiones en Acciones de Compañías Relacionadas
1220002 Otras Inversiones
Grupo
1300000 FIJOS TANGIBLES E INTANGIBLES
Cuenta
1310000 NO DEPRECIABLE
Subcuenta
1310001 Terrenos
Cuenta
1320000 DEPRECIABLES
1320001 Edificios
1320002 Maquinarias y Equipos
1320003 Equipos de Computación
1320004 Vehículos
1320005 Mobiliarios y Equipos de Oficina
1320006 Mejoras a Instalaciones
1320007 Vehículos Leasing
Cuenta
1330000 DEPRECIACIÓN ACUMULADA
Subcuenta
1330001 Depreciación acum. Edificio.
1330002 Depreciación acum. Maquinaria y Equipos
Subcuenta
1330003 Depreciación acumulada Equipos de Computación
1330004 Depreciación acumulada Vehículos
1330005 Depreciación acumulada Mobiliario y Equipos de Oficina
1330006 Depreciación acumulada Mejoras a Instalaciones.
1330007 Depreciación acumulada Vehículos Leasing.
Cuenta
1340000 INTANGIBLES
Subcuenta
1340001 Plusvalía
1340002 Programas y Licencias de Computación
1340003 Franquicias
Cuenta
1350000 AMORTIZACIÓN ACUMULADA
Subcuenta
1350001 Amortización acum. Plusvalía
1350002 Amortización acum. Programas y Licencias
1350003 Amortización acum. Franquicias
Grupo
1400000 CARGOS DIFERIDOS
Cuenta
1410000 Cargos Diferidos
Subcuenta
1410001 Gastos de Instalación y Mejoras al Local.
Grupo
1500000 OTROS ACTIVOS
Cuenta
1510000 Otros Activos
Subcuenta
1510001 Depósitos en Garantía
1510002 Construcciones en Proceso
1510003 Material Publicitario
Clase
2000000 PASIVOS
Grupo
2100000 CIRCULANTE
Mayor
2110000 CORTO PLAZO
Cuenta
2111000 Préstamos Bancarios por Pagar
Subcuenta
2111001 al 30 Pagarés Bancarios.
Grupo
2120000 EFECTOS y CUENTAS POR PAGAR
Cuenta
2121000 Efectos por Pagar
Subcuenta
2121001 Efectos por Pagar Proveedores
2121002 Otros Efectos por Pagar
Cuenta
2122000 Cuentas por Pagar
Subcuenta
2122001 Cuentas por Pagar Proveedores
2122002 Cuentas por Pagar Compañías Relacionadas
2122003 Cuentas por Pagar Compañías Afiliadas
2122004 Cuentas por Pagar Ínter tiendas
Cuenta
2123000 Gastos acumulados Por Pagar
Subcuenta
2123001 Acumulado por Pagar Nomina
2123002 Acumulado por Pagar Vacaciones
2123003 Acumulado por Pagar Utilidades
2123004 Acumulado Por Pagar Bonificaciones
2123005 Acumulado Por Pagar Prestaciones Sociales
2123006 Otros Gastos Acumulados Por Pagar
Cuenta
2124000 Otros Efectos y Cuentas por Pagar
Subcuenta
2124001 Cuentas por Pagar Otros Proveedores
2124002 Seguros Por Pagar
Grupo
2130000 IMPUESTOS Y OTRAS RETENCIONES PI PAGAR
Cuenta
2131000 IMPUESTOS
Subcuenta
2131001 I.S.L.R. Retenido al Personal
2131002 I.S.L.R. Retenido por Persona Jurídica
2131003 I.S.L.R. Retenido por Persona Natural
2131004 I.S.L.R. Retenido a Compañía Relacionada
2131005 I.S.L.R. Retenido a Miembros de la Junta Directiva
2131006 l.S.L.R. Retenido a Socios
Cuenta
2132000 RETENCIONES
Subcuenta
2132001 Retenciones por pagar al S.S.O.
2132002 Retenciones por pagar al INCE.
2132003 Retenciones por pagar L.P.H.
2132004 Retenciones por pagar Misceláneos.
2132005 I.V.A. por Pagar
Grupo
2200000 LARGO PLAZO
Mayor
2210000 EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR
Cuenta
2211000 Efectos por Pagar
Subcuenta
2211001 Efectos por Pagar
2211002 Otros Efectos por Pagar
Cuenta
2212000 Cuentas por Pagar
Subcuenta
2212001 Cuentas por Pagar Proveedores
2212002 Cuentas por Pagar Socios
Grupo
2300000 APARTADOS Y RESERVAS
Cuenta
2310000 APARTADOS
Subcuenta
2310001 Apartado SSO. Aporte Patronal
2310002 Apartado INCE Aporte Patronal
2310003 Apartado Paro Forzoso Aporte Patronal
2310004 Apartado L.P.H. Aporte Patronal
2310005 Apartado Estimación de LS.LR
Cuenta
2311000 RESERVAS
Subcuenta
2311001 Reserva por remodelación de Locales
2311002 Reserva Remuneraciones Por Pagar Directores
2311003 Reserva para Pago de Utilidades
Grupo
2400000 CREDITOS DIFERIDOS
Subcuenta
2410001 Intereses cobrados por Anticipado
2410002 Cobro de Adelantos a Clientes
Clase
3000000 CAPITAL 6 PATRIMONIO
Grupo
3100000 Capital
Grupo
3200000 Reserva Legal
Grupo
3300000 Utilidad o Pérdida del Ejercicio Anterior
Grupo
3400000 Utilidad o Pérdida del Ejercicio Actual.
Subcuenta
1141001 Seguro Pagado por Anticipado
1141002 Impuestos Pagados Por Anticipado
1141003 Intereses Pagados por Anticipado
1141004 Gastos Pagados Por Anticipado
1141005 Seguro Colectivo Empleados
1141006 Gastos Varios Prepagados
1141007 Patente de Industria y Comercio
1141008 Mantenimiento de Equipos de Computación
Grupo
1200000 LARGO PLAZO e INVERSIONES
Cuenta
1210000 Largo Plazo
Subcuenta
1210001 Efectos por Cobrar Compañías Relacionadas
1210002 Cuentas por Cobrar Compañías Relacionadas
Cuenta
1220000 Inversiones
Subcuenta
1220001 Inversiones en Acciones de Compañías Relacionadas
1220002 Otras Inversiones
Grupo
1300000 FIJOS TANGIBLES E INTANGIBLES
Cuenta
1310000 NO DEPRECIABLE
Subcuenta
1310001 Terrenos
Cuenta
1320000 DEPRECIABLES
1320001 Edificios
1320002 Maquinarias y Equipos
1320003 Equipos de Computación
1320004 Vehículos
1320005 Mobiliarios y Equipos de Oficina
1320006 Mejoras a Instalaciones
1320007 Vehículos Leasing
Cuenta
1330000 DEPRECIACIÓN ACUMULADA
Subcuenta
1330001 Depreciación acumulada Edificio.
1330002 Depreciación acumulada Maquinaria y Equipos
Subcuenta
1330003 Depreciación acumulada Equipos de Computación
1330004 Depreciación acumulada de Vehículos
1330005 Depreciación acum. Mobiliario y Equipos de Oficina
1330006 Depreciación acum. Mejoras a Instalaciones.
1330007 Depreciación acum. Vehículos Leasing.
Cuenta
1340000 INTANGIBLES
Subcuenta
1340001 Plusvalía
1340002 Programas y Licencias de Computación
1340003 Franquicias
Cuenta
1350000 AMORTIZACIÓN ACUMULADA
Subcuenta
1350001 Amortización acum. Plusvalía
1350002 Amortización acum. Programas y Licencias
1350003 Amortización acum. Franquicias
Grupo
1400000 CARGOS DIFERIDOS
Cuenta
1410000 Cargos Diferidos
Subcuenta
1410001 Gastos de Instalación y Mejoras al Local.
Grupo
1500000 OTROS ACTIVOS
Cuenta
1510000 Otros Activos
Subcuenta
1510001 Depósitos en Garantía
1510002 Construcciones en Proceso
1510003 Material Publicitario
Clase
2000000 PASIVOS
Grupo
2100000 CIRCULANTE
Mayor
2110000 CORTO PLAZO
Cuenta
2111000 Préstamos Bancarios por Pagar
Subcuenta
2111001 al 30 Pagarés Bancarios.
Grupo
2120000 FIJIO
Cuenta
2121000 Acreedores hipotecarios

Conclusión

Al analizar toda la información llegue a la conclusión de que el catálogo de cuentas, el método analítico y el de inventarios perpetuos son de gran importancia para una organización y nos sirven como una herramienta para llevar una buena Contabilidad.
Hay normas y principios que los rigen y tenemos que aprender a seguirlos para que no haya problemas y todo esté en orden por si llega una auditoría no tengamos ninguna multa.

Cada empresa se adapta al método que mejor le convenga para llevar su Contabilidad y el Catálogo de Cuentas puede variar dependiendo de las necesidades de la organización.


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